1. Wat zijn de Vivium Digital Awards?

De Vivium Digital Awards zijn een wedstrijd georganiseerd door P&V Verzekeringen cvba, voor haar merk Vivium (hierna Vivium). Vivium gelooft sterk in de rol van de makelaars en is ervan overtuigd dat ook in deze digitale tijden zij het sterkste (distributie-)kanaal blijven. Door deze awards te organiseren, wil Vivium digitale ideeën en oplossingen voor de makelaar ondersteunen en stimuleren.

Algemeen

De organisatoren en de vakjury kunnen beslissen om:

a) een Award niet uit te reiken als er minder dan drie kandidaturen per subcategorie (zie 9.) zijn of als de kwaliteit van de ingediende dossiers onvoldoende is volgens de jury, rekening houdend met de criteria van artikel 11 ‘Beoordelingscriteria’.

b) een ingediend project in een andere categorie in te delen.

Vivium behoudt zich het recht voor de wedstrijd op te schorten, nietig te verklaren of te wijzigen in geval van overmacht zonder dat de deelnemers aanspraak kunnen maken op enige schadevergoeding. Vivium eigent zich tevens het recht toe de planning van de voorziene activiteiten en de samenstelling van de vakjury in functie van organisatorische beperkingen te wijzigen.

2. Welke projecten komen in aanmerking voor een Vivium Digital Award?

Alle digitale toepassingen die een meerwaarde of optimalisatie betekenen of kunnen betekenen in de professionele context van de makelaardij. Deze toepassing kan gaan over een optimalisatie van de performantie, klantentevredenheid, snelheid, transparantie, … Alle optimalisaties zijn nuttig: in tarifering, acceptatie, offerte, beheer, schade, … Deze opsomming is louter indicatief.

3. Op welke domeinen dient het project van toepassing te zijn?

De digitale toepassing moet een meerwaarde kunnen betekenen op minstens een van de twee domeinen:

  • Kantoorefficiëntie: de toepassing leidt ertoe dat de makelaar zijn kantoor efficiënter of effectiever (beter doelen halen) kan leiden, bijvoorbeeld op het het gebied van personeelsmanagement, beheer van gegevens, interactie met de verzekeraar, …
  • Klantentevredenheid: het gebruik van de toepassing leidt ertoe dat de klant van de makelaar meer tevreden is dan voorheen. Dit kan zijn doordat de makelaar sneller op vragen kan antwoorden, meerdere alternatieven kan voorstellen, een voorstel visueel duidelijk kan uitleggen, …

4. Wie kan een project indienen voor de Vivium Digital Awards?

a) Wie kan deelnemen?
  • Professionele ondernemers: zelfstandigen, bedrijven, vrije beroepen, … (zie punt 4.b voor type bedrijven)
  • Belgische verzekeringsmakelaars met een inschrijvingsnummer bij de FSMA
  • Makelaars en ondernemers die samen een project willen indienen

Opgelet: Wie kan niet deelnemen?

  • Particulieren
  • Werknemers van de P&V Groep
  • Juryleden zelf of de organisatie waar het jurylid werkt
  • Partnerbedrijven en bedrijven die direct meewerken aan de organisatie van de Vivium Digital Awards
b) Welk type bedrijven kan deelnemen aan de Vivium Digital Awards?
  • Verzekeringsmakelaars, of zij nu samenwerken met Vivium of niet
  • Bedrijven die een dienst en/of product aanbieden en/of willen aanbieden aan (onder meer) makelaars in verzekeringen

5. Kan een bedrijf meerdere projecten indienen?

  • Elk bedrijf kan meerdere projecten indienen, weliswaar met een maximum van vijf projecten in totaal en over alle categorieën heen.
  • Eenzelfde project kan in beide categorieën (kantoorefficiëntie en klantentevredenheid, zie 9.) ingediend worden. Eenzelfde project kan echter nooit in beide categorieën winnen.
  • De publieksprijs kan enkel gewonnen worden door een van de genomineerden (zie 7. Selectieprocedure).

6. De inzendingsprocedure voor deelname aan de Vivium Digital Awards

Een deelnemer aan de Vivium Digital Awards moet zich registreren via het registratieformulier. De organisator behoudt zich het recht voor om na registratie verduidelijking of aanvullende informatie over de ingezonden projecten te vragen.

Een inzending bevat minstens volgende informatie

  • Bedrijfsgegevens van het deelnemende bedrijf en de contactperso(o)nen
  • Korte omschrijving van het bedrijf en haar activiteiten
  • Motivatie voor deelname aan de Vivium Digital Award
  • Voorstelling project, inclusief de (potentiële) bijdrage van de case voor een verhoogde klantentevredenheid en/of kantoorefficiëntie
  • Per criterium (zie 10. Beoordelingscriteria) een motivatie.
  • De bijlagen die het deelnemende bedrijf nodig acht.

7. De selectieprocedure

Na de inzendingsperiode zal de jury de inzendingen evalueren in 2 fasen.

7.1 De preselectie – genomineerden

De jury zal bij de preselectie uit de inzendingen per award maximaal drie projecten nomineren: twee per subcategorie (voor categorieën en subcategorieën, zie 9.). In totaal zijn er dus maximaal 4 x 3 (12) genomineerden. Van projecten die doorgaan naar de volgende ronde, kan de organisatie bijkomende informatie vragen. Kandidaten die voor de genomineerden geselecteerd worden, worden hiervan op de hoogte gesteld.

7.2 De selectie van de winnaars

De jury evalueert de projecten en zal op basis van inhoudelijke criteria een winnaar kiezen per subcategorie (voor verduidelijking van de categorieën en subcategorieën, zie 9.).

7.3 Bekendmaking van de winnaars

Alle genomineerden / winnaars worden via mail op de hoogte gebracht, dit gericht aan de contactpersoon die werd opgegeven bij de inschrijving voor deelname aan de wedstrijd.

De winnaars worden bekendgemaakt op 15 oktober 2019, tijdens de Vivium Digital Summit.

8. Wat is de termijn voor het indienen van een project?

De projecten dienen tussen 11 maart 2019 en 30 juni 2019 met alle informatie te zijn ingestuurd om in aanmerking te komen voor de Vivium Digital Award. Insturen van een project kan via https://www.viviumdigitalawards.be/awards/inschrijving.

9. Welke awards worden uitgereikt?

Er worden awards uitgereikt in twee categorieën met telkens twee subcategorieën. Daarnaast is er ook een publieksprijs. Er worden in totaal dus vijf awards uitgereikt:

a) Twee awards in de categorie Kantoorefficiëntie
  • Beste project: deze award wordt uitgereikt aan het bedrijf met het project dat, op basis van een concrete implementatie de beste resultaten op gebied van kantoorefficiëntie opleverde.
  • Meest beloftevolle initiatief: deze award wordt toegekend voor het project dat, op basis van ingeschatte resultaten, op termijn de beste resultaten kan opleveren op gebied van kantoorefficiëntie.
b) Twee awards in de categorie Klantentevredenheid
  • Beste project: deze award wordt uitgereikt aan het project dat, op basis van een concrete implementatie de beste resultaten op gebied van verhoogde klantentevredenheid oplevert.
  • Meest beloftevolle initiatief: deze award wordt uitgereikt aan het project dat, op basis van de ingeschatte resultaten, op termijn de beste resultaten kan opleveren op gebied van verhoogde klantentevredenheid.
c) Een publieksprijs

Tijdens een vooropgestelde periode zal ook het grote publiek kunnen stemmen. Het genomineerde project met het hoogste aantal weerhouden geldige stemmen – berekend na afsluiting van de stemperiode conform het Publieksprijsreglement – wint de Publieksprijs.

d) Omschrijving van de awards

De awards worden toegekend onder de vorm van een investeringsbudget. Indien een leverancier van digitale tools en/of oplossing enerzijds en een makelaar anderzijds samen een project indienen, zal het bedrag worden toegekend voor de totale project. Het servicebedrijf en de makelaar die samen hebben ingediend, beslissen onderling verder hoe het investeringsbudget zal worden besteed en/of verdeeld.

10. Jury

De jury van de Vivium Digital Awards bestaat uit minimaal zes Nederlandstalige of Franstalige juryleden, mannen en vrouwen. Afhankelijk van het aantal genomineerde projecten en de praktische organisatie van de finale, kan de jury worden opgedeeld in twee jury’s om de deelnemers in staat te stellen hun projecten in goede omstandigheden en binnen een redelijke termijn te presenteren.

Tijdens elke plenaire sessie moet minstens de helft van de jury aanwezig zijn.

Juryleden mogen niet direct of indirect betrokken zijn bij een van de deelnemende cases, zoniet kunnen zij niet deelnemen als jurylid.

De jury staat onder toezicht van een voorzitter, die stemrecht heeft. Zijn opdracht is om de evaluaties in goede banen te leiden.

De voorzitter verbindt zich ertoe om aanwezig te zijn op alle sessies, hetzij in persoon of vertegenwoordigd door iemand door hem afgevaardigd.

De lijst met juryleden kan te allen tijde geraadpleegd worden in dit reglement.

Deze lijst werd, onder voorbehoud van wijzigingen, definitief worden afgesloten op 01/03/2019.

a) Samenstelling jury
  • Voorzitter: Vivium: Steve Goossens
  • Fvf: Kelly Schamphelaere
  • Feprabel: Patrick Cauwert
  • PWC: Wim Lenaerts
  • Vlerick Business School: Willem Standaert
  • Trends/Tendances: Patrick Claerhout

Beslissingen van de jury zijn definitief. De jury houdt in haar beraadslaging rekening met de criteria zoals vermeld bij de inschrijving. Beslissingen van de jury zijn finaal en staan niet meer ter discussie. Geen enkele betwisting betreffende het wedstrijdverloop of de beslissing van de vakjury zal in aanmerking worden genomen.

b) Deontologie

De juryleden verbinden zich ertoe om de volgende principes te respecteren

  • Elk jurylid wordt gekozen omwille van zijn/haar professionele vaardigheden en ervaring.
  • Juryleden oordelen en stemmen eerlijk en zonder vooringenomenheid, met respect voor de evaluatie- en selectiecriteria, die vermeld staan in het reglement van de wedstrijd.
  • Om conflicten tussen juryleden en kandidaten te vermijden, mag een jurylid onder geen enkele vorm een link hebben met de deelnemende bedrijven. Als er enig persoonlijk conflict is dat de objectiviteit van een jurylid bij het stemmen zou kunnen beïnvloeden, stelt hij/zij de voorzitter van de jury hiervan op de hoogte, en zal hij/zij niet deelnemen als jurylid.
  • Juryleden zullen niet ingaan op uitnodigingen van deelnemers die hun stem zouden kunnen beïnvloeden. Wanneer dit toch gebeurt, moet de voorzitter op de hoogte worden gesteld.
c) Vertrouwelijkheid

De jury verbindt zich ertoe vertrouwelijk om te gaan met gegevens van de projecten, deelnemende bedrijven en de resultaten van de wedstrijd.

11. Beoordelingscriteria

Elk ingezonden project zal geëvalueerd worden op vijf criteria:

  • meerwaarde voor of effect op de makelaardij
    In welke mate helpt dit project de makelaardij vooruit? Of heeft het potentieel daartoe?
  • efficiëntie
    In welke mate draagt dit project bij aan de efficiëntie van eindklant/makelaar-medewerker/makelaarsbedrijf/makelaardij als sector?
  • meerwaarde voor de klant (klantentevredenheid)
    In welke mate leidt dit project tot grotere tevredenheid bij de gebruiker/klant, in vergelijking met bestaande alternatieve toepassingen? (opgelet, dit kan ook een interne klant zijn, niet alleen eindklanten)
  • schaalbaarheid/reproduceerbaarheid
    In welke mate is dit project ook reproduceerbaar bij andere makelaars / schaalbaar naar andere domeinen van de makelaardij?
  • resultaatgerichtheid
    In het geval van concrete resultaten: in welke mate bevestigen de aangeleverde cijfers en resultaten een verbetering in efficiëntie en/of tevredenheid?
    In het geval van idee/concept: in welke mate worden er resultaten ingeschat en geven die blijk van zowel een gezonde ambitie als een resultaatgerichte aanpak?

Voor elk van deze aspecten zal de jury een bepaalde score geven – in de mate dat het voorstel aan de vooropgestelde criteria voldoet. Op basis van deze score bepaalt de jury hoe elke inzending de kantoorefficiëntie en/of klantentevredenheid verhoogt. Voor inzendingen in de categorie kantoorefficiëntie zal het criterium efficiëntie zwaarder doorwegen dan het criterium klantentevredenheid. Voor inzendingen in de categorie klantentevredenheid zal het criterium klantentevredenheid zwaarder doorwegen dan het criterium efficiëntie.

Een deelname kan worden afgewezen indien ze niet voldoende onderbouwd is of in geval van misbruik, misleiding, bedrog of kwade trouw. De organisatoren en juryleden behouden zich het recht voor een project uit te sluiten indien het niet tijdig is ingediend en/of een al toegekende prijs in te trekken als een van de elementen in dit reglement niet in acht zijn genomen.

In geval van een ex aequo van twee of meerdere projecten, zal de voorzitter een finale beslissing nemen.

Geen enkele betwisting betreffende het wedstrijdverloop of de beslissing van de vakjury zal in aanmerking worden genomen.

12. Reden voor diskwalificatie

Elke inbreuk op dit wedstrijdreglement of elke fraude leidt tot de diskwalificatie van de deelnemer. Vivium kan een deelnemer diskwalificeren bij duidelijke en redelijkgegronde vermoedens van inbreuk op dit reglement. De deelnemers die gediskwalificeerd worden zullen onverwijld en permanent worden uitgesloten en mogen niet meer deelnemen aan de wedstrijd noch aan enige toekomstige wedstrijd. In al deze gevallen zullen de beslissingen van Vivium definitief zijn en daartegen staat geen beroep open. Deelnemers die zich schuldig maken aan frauduleuze praktijken, misbruik, misleiding, bedrog of kwade trouw, worden onmiddellijk gediskwalificeerd.

Vivium behoudt zich bovendien het recht voor om de Wedstrijd te verkorten, op te schorten of te verlengen of om de deelnemingsvoorwaarden, de prijzen of elke andere modaliteit ervan op elk ogenblik en naar eigen inzicht en goeddunken te wijzigen, zelfs buiten enige situatie van overmacht en zonder dat de deelnemers op grond hiervan enig verhaalrecht krijgen ten aanzien van Vivium.

Waar een wijziging of opschorting van dit reglement zich voordoet, zal Vivium een mededeling van deze wijziging of opschorting duidelijk communiceren.

13. Evaluaties

De selectieprocedure/ evaluatie zal plaatsvinden in de perioden van 01 juli 2019 tot en met 31 augustus 2019. Tijdens deze selectieprocedure zal de jury op basis van de vermelde criteria de diverse projecten beoordelen om zo tot de preselectie, de genomineerden te komen.

Het kiezen van de winnaars door de jury gebeurt tussen 01 september 2019 en 15 oktober 2019.

14. Engagement van de deelnemer aan de wedstrijd

Een deelnemer aan de Vivium Digital Awards verbindt zich ertoe om, na het indienen van zijn/ haar project ter beschikking te blijven voor de organisatoren en/of jury in het kader van de ingediende case, en dit tot en met 15 oktober 2019.

Elke deelnemer is verantwoordelijk voor het respecteren van de Belgische en Europese wetgeving betreffende auteurschap van zijn/haar ingezonden voorstel; hij/zij is de eigenaar van de intellectuele en – waar van toepassing – industriële rechten ervan.

De deelnemer is ervoor verantwoordelijk dat het ingediende voorstel geen intellectuele eigendomsrechten, industriële eigendomsrechten, auteursrecht en/of beeldrecht schendt. De deelnemer aanvaardt de volledige verantwoordelijkheid ten aanzien van derde partijen: de organisatie is vrij van alle aansprakelijkheid.

De deelnemer staat de organisatie toe zijn projectvoorstel te verspreiden, te reproduceren en te publiceren om de Vivium Digital Awards te promoten – in elke vorm en via elk medium.

De genomineerden en de winnaars mogen over de Vivium Digital Awards communiceren in hun eigen communicatie en zullen daarbij de logo’s van de Vivium Digital Awards en Vivium duidelijk vermelden.

Deelnemers worden geacht de inhoud van het reglement te kennen en te aanvaarden. De deelname aan deze wedstrijd veronderstelt de onvoorwaardelijke aanvaarding van dit reglement en geen enkele betwisting zal in aanmerking worden genomen.

15. Copyright en gegevensbescherming/ GDPR

Van alle ontvangen inzendingen (genomineerde en niet-weerhouden projecten voor een Award) mag de organisatie van de Vivium Digital Awards de details openbaar maken (projectnaam, de organisatie die verantwoordelijk is, verantwoordelijke persoon, beeldmateriaal, website, omschrijving, doel en categorie).

Indien voorafgaandelijk en uitdrukkelijk verzocht, zal door u aangeduide informatie die niet voor het brede publiek bestemd is, maar die wel interessant is om uw dossier te documenteren, niet openbaar gemaakt worden.

De deelnemer verklaart zich akkoord met de verwerking van zijn persoonsgegevens door de organisatie. De verzamelde persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt door Vivium in het kader van het verloop en de promotie van de Vivium Digital Awards. Iedere deelnemer heeft recht op toegang tot, verbetering en verwijdering van zijn persoonsgegevens. Hiertoe dient de deelnemer zich te richten tot de organisator(en) op hello@viviumdigitalawards.be.

16. Vragen/ suggesties – contactgegevens

Heeft u nog bijkomende vragen? Neem contact op via mail: hello@viviumdigitalawards.be.