1. En quoi consistent les Vivium Digital Awards ?

Les Vivium Digital Awards sont un concours organisé par P&V Assurances SCRL, pour sa marque Vivium (ci-dessous Vivium). Vivium croit fermement au rôle du courtier et est convaincue que même en ces temps numériques, les courtiers demeurent le canal (de distribution) le plus puissant. En organisant ces Awards, Vivium souhaite soutenir et encourager les idées et les solutions numériques pour les courtiers.

Généralités

Les organisateurs et le jury d’experts peuvent prendre les décisions suivantes :

a) ne pas attribuer un award s’il y a moins de 3 candidatures par sous-catégorie (voir 9.) ou si la qualité des dossiers soumis est insuffisante aux yeux du jury (tenant compte des critères d’article 11. Critères d’évaluation)

b) réaffecter un projet soumis à une autre catégorie.

Vivium se réserve le droit de suspendre, d’annuler ou de modifier le concours en cas de force majeure, sans que les participants ne puissent prétendre à une indemnité. Vivium se réserve également le droit de modifier la planification des activités prévues et de réunir le jury d’experts en fonction des restrictions organisationnelles.

2. Quels sont les projets éligibles à un Vivium Digital Award ?

Toutes les applications numériques qui représentent ou peuvent représenter une plus-value ou une optimisation dans le contexte professionnel du courtage. Cette application peut porter sur l’optimisation de la performance, la satisfaction des clients, la rapidité, la transparence, etc. Toutes les optimisations sont utiles : pour les tâches relatives à la tarification, à l’acceptation, au devis, à la gestion, aux sinistres, etc. Cette énumération est purement indicative.

3. A quels domaines le projet doit-il s’appliquer ?

L’application numérique doit pouvoir apporter une plus-value dans au moins un des deux domaines :

  • Efficacité de l’agence : l’application permet au courtier de diriger son bureau de manière plus efficace ou plus efficiente (atteindre de meilleurs objectifs), p. ex. dans le domaine de la gestion du personnel, de la gestion des données, de l’interaction avec l’assureur, etc.
  • Satisfaction des clients : le client du courtier est plus satisfait qu’avant en utilisant l’application. Notamment parce que le courtier est capable derépondre aux questions plus rapidement, proposer plusieurs possibilités, mieux expliquer une proposition sur le plan visuel, etc.

4. Qui peut soumettre un projet aux Vivium Digital Awards ?

a) Qui peut participer ?
  • Les entrepreneurs professionnels : indépendants, entreprises, professions libérales, etc. (voir point 4.b pour les types d’entreprises)
  • Les courtiers en assurances belges disposant d’un numéro d’inscription auprès de la FSMA
  • Les courtiers et les entrepreneurs qui veulent soumettre un projet ensemble

Attention : Qui ne peut pas participer ?

  • Les particuliers
  • Les collaborateurs du groupe P&V
  • Les membres du jury ou l’organisation pour laquelle ils travaillent
  • Les entreprises partenaires et entreprises qui participent directement à l’organisation des Vivium Digital Awards.
b) Quels types d’entreprises peuvent participer aux Vivium Digital Awards ?
  • Les courtiers en assurances, qu’ils collaborent actuellement avec Vivium ou non
  • Les entreprises qui offrent et/ou veulent offrir un service et/ou un produit aux courtiers en assurances (entre autres).

5. Une entreprise peut-elle soumettre plusieurs projets ?

  • Chaque entreprise peut soumettre plusieurs projets, avec un maximum de 5 projets au total et dans toutes les catégories.
  • Le même projet peut être soumis dans les deux catégories (efficacité de l’agence et satisfaction des clients, voir 9.). Cependant, un même projet ne pourra jamais gagner dans les deux catégories.
  • Le prix de publique ne peut être gagné que par les nominés (voir 7. La procédure de sélection)

6. La procédure de soumission pour participer aux Vivium Digital Awards

Un participant aux Vivium Digital Awards doit s’inscrire via le formulaire d’inscription. L’organisateur se réserve le droit de demander des explications ou des informations complémentaires sur les projets soumis après l’inscription.

Un projet soumis contient au moins les informations suivantes :

  • Coordonnées de l’entreprise participante et personne(s) de contact
  • Brève description de l’entreprise et de ses activités
  • Raisons de la participation aux Vivium Digital Award
  • Présentation du projet, y compris la contribution (potentielle) du dossier à l’amélioration de la satisfaction des clients et/ou de l’efficacité de l’agence
  • Une raison pour chaque critère (voir 10. Critères d’évaluation)
  • Les annexes que l’entreprise participante juge nécessaires

7. La procédure de sélection

Après la période de soumission, le jury évaluera les projets en deux phases.

7.1 La présélection – les nominés

Pendant la présélection, le jury sélectionnera un maximum de 3 projets par Award parmi les projets soumis : 2 par sous-catégorie (pour les catégories et sous-catégories, voir 9.). Au total, il y a donc un maximum de 4 x 3 (12) nominés. L’organisation peut demander des informations complémentaires sur les projets qui sont qualifiés pour la phase suivante. Les candidats sélectionnés en seront informés.

7.2 La sélection des lauréats

Le jury évalue les projets et choisira un lauréat par sous-catégorie sur la base de critères sur le plan du contenu (pour des explications sur les catégories et sous-catégories, voir 9.).

7.3 Annonce des lauréats

Tous les nominés/lauréats seront informés par e-mail, adressé à la personne de contact mentionnée dans le formulaire d’inscription au concours.

Les lauréats seront annoncés le 15 octobre 2019, lors du Vivium Digital Summit.

8. Quelle est la date limite pour soumettre un projet ?

Les projets doivent être soumis dans leur intégralité entre le 11 mars 2019 et le 30 juin 2019 afin d’être éligibles pour le Vivium Digital Award. La soumission d’un projet peut se faire via https://www.viviumdigitalawards.be/fr/awards/inschrijving.

9. Quels sont les Awards décernés ?

Les prix sont remis dans 2 catégories, elles-mêmes divisées en 2 sous-catégories. Il y a aussi un prix du public. Au total, 5 Awards sont attribués :

a) Deux awards dans la catégorie Efficacité du bureau de courtage
  • le Meilleur projet : cet award est décerné à l’entreprise dont le projet a produit les meilleurs résultats en termes d’efficacité du bureau de courtage sur la base d’une mise en œuvre concrète.
  • l’Initiative la plus prometteuse : cet award est attribué au projet qui peut produire les meilleurs résultats à long terme en termes d’efficacité du bureau de courtage sur la base des résultats estimés.
b) Deux awards dans la catégorie Satisfaction des clients
  • le Meilleur projet : cet award est décerné au projet qui a produit les meilleurs résultats en termes d’augmentation de la satisfaction des clients sur la base d’une mise en œuvre concrète.
  • l’Initiative la plus prometteuse : cet award est décerné à l’entreprise dont le projet peut produire les meilleurs résultats à long terme en termes de satisfaction des clients sur la base des résultats estimés.
c) Un prix du public

Pendant une période prédéterminée, le grand public pourra également voter. Le projet nominé qui récolte le plus grand nombre de votes valides retenus (calculés après la fin de la période de vote conformément au règlement du prix du public) remporte le prix du public.

d) Description des Awards

Les Awards sont attribués sous la forme d’un budget d’investissement:

  • awards la sous-catégorie : le Meilleur projet : 20 000 euros
  • awards la sous-catégorie: l’Initiative la plus prometteuse :  10 000 euros
  • le prix de publique : 5 000 euros

Si un fournisseur d’outils et/ou de solutions numériques, d’une part, et un courtier, d’autre part, soumettent ensemble un projet, le montant sera alloué pour le projet total. La société de services et le courtier qui ont soumis le projet ensemble décident entre eux de la façon dont le budget d’investissement sera dépensé et/ou réparti.

10. Jury

Le jury des Vivium Digital Awards est composé d’au moins six juges, hommes et femmes, néerlandophones ou francophones.
En fonction du nombre de projets nominés et de l’organisation pratique de la finale, le jury pourra être divisé en deux jurys pour permettre aux participants de présenter leurs projets dans des conditions appropriées et dans un délai raisonnable.

Au moins la moitié du jury doit être présente à chaque séance plénière.

Les membres du jury ne peuvent pas être directement ou indirectement impliqués dans un des dossiers participants, sinon ils ne peuvent pas participer en tant que membres du jury.

Le jury a un Président,  ayant le droit de vote. Sa tâche consiste à mener à bien les évaluations.

Le Président s’engage à être présent à toutes les séances, soit représenté par un représentant.

La liste des juges peut être consultée à tout moment dans ce règlement.

Cette liste a été définitivement clôturée, sous réserve de modifications, le 01/03/2019.

a) Composition du jury
  • Président : Vivium : Steve Goossens
  • FVF : Kelly Schamphelaere
  • Feprabel : Patrick Cauwert
  • PWC : Wim Lenaerts
  • Vlerick Business School : Willem Standaert
  • Trends/Tendances : Patrick Claerhout

Les décisions du jury sont sans appel. Dans ses délibérations, le jury tiendra compte des critères mentionnés à l’inscription. Les décisions du jury sont définitives et ne sont plus sujettes à discussion. Aucun litige concernant le déroulement du concours ou la décision du jury ne sera pris en compte.

b) Déontologie
  • Les membres du jury s’engagent à respecter les principes suivants :
  • Chaque membre du jury est choisi en fonction de ses compétences professionnelles et de son expérience.
  • Les membres du jury jugent et votent équitablement et sans parti pris, en respectant les critères d’évaluation et de sélection fixés par le règlement du concours.
  • Afin d’éviter les conflits entre les membres du jury et les candidats, un membre du jury ne peut, en aucun cas, avoir un lien avec les entreprises participantes. En cas de conflit personnel pouvant affecter l’objectivité d’un membre du jury dans le processus de vote, il/elle en informera le Président du jury et ne participera pas en tant que membre du jury.
  • Les membres du jury n’accepteront pas d’invitations de participants qui pourraient influencer leur vote. Le cas échéant, le Président doit en être informé.
c) Confidentialité

Le jury s’engage à traiter confidentiellement les données des projets, des entreprises participantes et des résultats du concours.

11. Critères d’évaluation

Chaque projet soumis sera évalué selon 5 critères :

  • plus-value ou effet sur l’activité de courtage
    Dans quelle mesure ce projet contribue-t-il à l’évolution de l’industrie du courtage ? Ou en a le potentiel ?
  • efficience
    Dans quelle mesure ce projet contribue-t-il à l’efficience du client final/du courtier-collaborateur/de la société de courtage/du courtage en tant que secteur ?
  • plus-value pour le client (satisfaction des clients)
    Dans quelle mesure ce projet contribue-t-il à une plus grande satisfaction de l’utilisateur/client par rapport aux autres applications existantes ? (attention, il peut aussi s’agir d’un client interne, pas seulement de clients finaux)
  • évolutivité/reproductibilité
    Dans quelle mesure ce projet est-il reproductible chez d’autres courtiers/adaptables à d’autres domaines du courtage ?
  • orientation résultats
    En cas de résultats concrets : dans quelle mesure les chiffres et les résultats fournis confirment-ils une amélioration de l’efficacité et/ou de la satisfaction ?
    En cas d’idée/de concept : dans quelle mesure les résultats sont-ils estimés et démontrent-ils à la fois une ambition raisonnable et une approche axée sur les résultats ?

Pour chacun de ces aspects, le jury attribuera une certaine note, dans la mesure où la proposition répond aux critères prédéfinis. Sur la base de cette note, le jury déterminera la façon dont chaque projet soumis augmente l’efficacité de l’agence et/ou la satisfaction des clients. Pour les projets soumis dans la catégorie efficacité de l’agence, le critère d’efficacité l’emportera sur le critère de satisfaction des clients. Pour les projets soumis dans la catégorie satisfaction des clients, le critère satisfaction des clients l’emportera sur le critère d’efficacité.

Une participation peut être refusée si elle n’est pas suffisamment motivée ou en cas d’abus, de tromperie, de tricherie ou de mauvaise foi. Les organisateurs et les membres du jury se réservent le droit d’exclure un projet s’il n’a pas été soumis à temps et/ou de retirer un prix déjà attribué si un des éléments du présent règlement n’a pas été respecté.

En cas d’ex aequo de deux ou plusieurs projets, le Président prendra une décision finale.

Aucun litige concernant le déroulement du concours ou la décision du jury ne sera pris en compte.

12. Motifs de disqualification

Toute violation du présent règlement de concours ou toute fraude entraînera la disqualification du participant. Vivium peut disqualifier un participant en cas de soupçons clairs et raisonnablement fondés de violation du présent règlement.
Les participants disqualifiés seront immédiatement et définitivement exclus et ne pourront pas participer au concours ou à tout autre concours à l’avenir. Dans tous les cas, les décisions de Vivium sont finales et sans appel. Les participants qui se rendent coupables de pratiques frauduleuses, d’abus, de tromperie, de tricherie ou de mauvaise foi seront immédiatement disqualifiés.

Vivium se réserve également le droit d’écourter le concours, de le suspendre ou de le prolonger, ou de modifier à tout moment et à sa propre convenance les conditions de participation, les prix ou toute autre modalité, même en dehors de toute situation de force majeure, et sans que les participants ne bénéficient de ce chef d’un quelconque droit de recours à l’encontre de Vivium.

En cas de modification ou de suspension du présent règlement, Vivium transmettra clairement un avis de cette modification ou suspension.

13. Evaluations

La procédure de sélection/évaluation se déroulera du 1er juillet 2019 au 31 août 2019. Au cours de cette procédure de sélection, le jury évaluera les différents projets sur la base des critères mentionnés afin d’aboutir à la présélection des « nominés ».

Le jury sélectionnera les lauréats entre le 1er septembre 2019 et le 15 octobre 2019.

14. Engagement du participant au concours

Un participant au Vivium Digital Awards s’engage, après avoir soumis son projet, à rester à la disposition des organisateurs et/ou du jury dans le cadre du dossier soumis, et ce jusqu’au 15 octobre 2019.

Chaque participant est responsable du respect de la législation belge et européenne concernant la paternité de sa proposition soumise ; il est titulaire de ses droits intellectuels et, le cas échéant, industriels.

Le participant doit s’assurer que la proposition soumise ne viole aucun droit de propriété intellectuelle, droit de propriété industrielle, droit d’auteur et/ou droit à l’image. Le participant assume l’entière responsabilité à l’encontre des tiers : l’organisation est dégagée de toute responsabilité.

Le participant permet à l’organisation de distribuer, de reproduire et de publier sa proposition de projet pour promouvoir les Vivium Digital Awards, sous toute forme et par l’intermédiaire de n’importe quel support.

Les nominés et les lauréats peuvent transmettre des informations sur les Vivium Digital Awards dans leur propre communication et mentionner clairement les logos des Vivium Digital Awards et Vivium.

Les participants doivent connaître et accepter le contenu du règlement. La participation à ce concours implique l’acceptation sans réserve du présent règlement et aucune contestation ne sera prise en compte.

15. Droit d’auteur et protection des données/RGPD

L’organisation des Vivium Digital Awards peut publier les détails (nom du projet, organisation responsable, personne responsable, images, site Internet, description, but et catégorie) de tous les projets reçus (projets nominés et non qualifiés pour un Award).

Si vous en avez fait la demande au préalable et de façon explicite, les informations que vous avez indiquées et qui ne sont pas destinées au grand public, mais qui sont intéressantes pour compléter votre dossier, ne seront pas rendues publiques.

Le participant consent au traitement de ses données personnelles par l’organisation. Les données personnelles collectées ne seront traitées par Vivium que dans le cadre du déroulement et de la promotion des Vivium Digital Awards. Chaque participant dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression de ses données personnelles. A cette fin, le participant doit contacter l’organisateur ou les organisateurs à l’adresse hello@viviumdigitalawards.be.

16. Questions/suggestions – coordonnées

Vous avez d’autres questions ? Contactez-nous par e-mail : hello@viviumdigitalawards.be.