Bij schadedossiers komt heel wat administratie kijken. Té veel als u het makelaars vraagt. Vooral bij de veelvuldige communicaties tussen makelaar en klant, het becijferen van de bestekken brand, rappels aan derde partijen en het verzamelen van de informatie van de tegenpartij. Vooral dat laatste bezorgt makelaars heel wat werk én hoofdbrekens.
Met de hulp van de drie domeinexperten Keypoint, Fixico en Teledesk bespraken we in de workshop Information overload schade hoe we deze overdaad aan informatie kunnen beperken en de processen optimaliseren.
Waar loopt het mis?
In het voorbereidend gesprek wisselen de deelnemende makelaars meningen uit met de domeinexperten. Dat levert een overzicht op van de meest voorkomende ergernissen/tijdrovende taken én enkele mogelijke oplossingen:
Probleem 1: onduidelijke en onvolledige verklaringen auto
Heel wat aanrijdingsformulieren blijken onduidelijk of onvolledig. Sommige makelaars vullen zelfs zélf de verklaring van de tegenpartij in omdat die ontbreekt.
Vaststelling: Crashform wordt nauwelijk gebruikt
De app Crashform wordt niet of nauwelijks gebruikt bij een ongeval. De app is dan ook niet erg bekend. Daarbij lukt het, door de stress na een ongeval, voor de meeste mensen niet om de informatie in een app in te geven.
Mogelijke oplossing: CrashStickers
CrashStickers zijn stickers waarop alle administratieve data nodig voor het invullen van een aanrijdingsformulier opgenomen zijn: verzekeringnemer, voertuig, verzekeringsmaatschappij en de (gebruikelijke) bestuurder. Deze stickers zouden een mogelijke oplossing kunnen zijn voor de onvolledige verklaringen.
Idee van de makelaars: misschien kunnen deze CrashStickers meegestuurd worden vanuit Vivium?
Probleem 2: onvolledige verklaring brand
Bij Brand is het nog veel moeilijker om de informatie te pakken te krijgen van de tegenpartij. Een specifieke oplossing werd niet onmiddellijk gevonden.
Probleem 3: te veel communicatiekanalen
WhatsApp Business is handig voor het ontvangen van documenten, maar jammer genoeg kan de makelaar later niet terugvinden welke documenten hij doorgestuurd heeft naar zijn klant. Dat lukt wel als WhatsApp Business gebruikt wordt op de computer. In dat geval kan de informatie wél gemakkelijk geëxporteerd worden naar de computer of kan er een workflow achter gehangen worden.
In Brio is het jammer genoeg niet mogelijk om het favoriete communicatiekanaal van de klant te selecteren. De makelaar legt hier dus het kanaal op aan zijn klanten (WhatsApp is hier bijvoorbeeld niet mogelijk).
Besluit
Makelaars verspillen heel wat tijd met het bijeenzoeken van informatie. Het gebruik van bijvoorbeeld CrashStickers zou voor aanrijdingsformulieren al een hulp kunnen zijn, maar andere tools om de informatiestromen in goede banen te leiden, zijn welkom!
